Welche Daten der Schülerinnen und Schüler sowie ihrer Eltern, Schulen und Schulaufsichtsbehörden in Dateien oder Akten verarbeiten dürfen, ist in der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) festgelegt. Es handelt sich im Wesentlichen um Personaldaten wie Namen und Anschriften, bei Schülerinnen und Schülern auch um die Schullaufbahn- und Leistungsdaten, die in das Schülerstammblatt aufzunehmen sind. Die VO-DV I regelt unter anderem auch die Übermittlung von Daten an andere Stellen oder bei einem Schulwechsel und bestimmt die Fristen für die Aufbewahrung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten. Beispielsweise müssen Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre aufbewahrt werden. Nur so können verlorengegangene Originale ersetzt werden. Die VO-DV I enthält Vorgaben zur Datensicherheit und regelt die Auskunfts- und Berichtigungsansprüche sowie das Akteneinsichtsrecht von Schülerinnen, Schülern und Eltern. Die Schule darf zeitlich unbefristet eine Schulchronik führen, in der u.a. die Namen und die letzte Anschrift der Schülerinnen und Schüler verzeichnet sind.
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